Mevcut numara ve kullanım durumunu kaydedin
Ana numarayı, ek numaraları, mevcut operatörü ve sözleşmedeki abone bilgisini ayrı satırlara yazın. Fatura sahibi ile başvuru yapacak şirket farklıysa bunu teklif aşamasında belirtin. Mevcut santral bir cihaz mı, bir yazılım mı; telefonlar hangi bağlantıyı kullanıyor; faks veya kapı telefonu gibi ek uçlar var mı? Bu bilgiler cihazın değiştirilmesi gerekip gerekmediğini anlamaya yardımcı olur.
Numaranın korunması, taşınması veya mevcut hizmet üzerinden yönlendirilmesi aynı işlem değildir. Hangisinin mümkün olduğu numaranın türü, operatör koşulları ve belgelerle doğrulanmalıdır. Yeni sistemin kurulabilmesi, numaranın o gün taşınacağı anlamına gelmez. Eski hizmetin iptal zamanını, işlem tamamlanmadan belirlemeyin.
Çağrı akışını çalışanların gerçek görevleriyle kurun
Örneğin aynı kişi sabah satışa, öğleden sonra teknik desteğe bakıyorsa yalnızca departman isimlerinden oluşan bir menü yeterli olmayabilir. Ana numara, karşılama anonsu, aranacak ekip, bekleme süresi ve cevap alınamadığında devreye girecek adımı bir çizim üzerinde gösterin. Mesai dışı, öğle arası ve tatil günleri için ayrı davranış gerekiyorsa bunu da ekleyin.
Dahili sayısı ile aynı anda yürüyebilecek görüşme sayısı farklıdır. Yirmi çalışanın bulunduğu bir ofiste yoğun saatte kaç görüşme yapıldığı ayrıca değerlendirilmelidir. Çağrı kuyruğu, mobil kullanım, kayıt veya CRM bağlantısı isteniyorsa her birini açık bir ihtiyaç olarak yazın; teklif ve ürün kapsamında karşılandığını kontrol edin.
Bağlantıyı ve kullanılacak cihazları birlikte değerlendirin
SIP, oturumların kurulması ve yönetilmesi için kullanılan bir sinyalleşme protokolüdür; tek başına görüşme kalitesini garanti etmez. Sesin taşındığı yol, bağlantı kararlılığı, ağın diğer yükleri ve cihaz ayarları da sonucu etkiler. Bu nedenle yalnızca internet paketindeki hız değerine bakarak karar vermeyin. Yoğun saatlerde bağlantı davranışını ve ofis ağını değerlendirin.
IP telefon, masaüstü uygulaması veya mobil uygulama seçeneklerinin ürünle ve mevcut cihazlarla uyumluluğunu doğrulayın. İnternet kesintisinde alternatif bağlantı ya da dış numaraya yönlendirme kullanılacaksa ilgili özelliğin kapsamını ve sorumluluğunu teklif öncesinde belirleyin. Uzaktan çalışanların hesap ve cihaz erişimleri de ofisteki kullanıcılarla birlikte planlanmalıdır.
Hesap yetkilerini ve kayıt ihtiyacını geçişten önce belirleyin
Yönetim hesabını kim kullanacak, yeni çalışanı kim ekleyecek, ayrılan çalışanın erişimini kim kapatacak? Bu görevler kullanıcı listesinin yanında yer almalıdır. Kullanıcıya özel hesaplar, güçlü parolalar ve ürünün desteklediği ek doğrulama seçenekleri değerlendirilmelidir. Yönetim bilgilerini ortak bir mesaj grubunda paylaşmak yerine erişimi görev bazında düzenleyin.
Çağrı kaydı talebi varsa hangi görüşmelerin, hangi amaçla, ne süreyle tutulacağı ve kimlerin erişeceği ayrıca belirlenmelidir. Kayıt özelliğinin bulunması, bütün görüşmelerin otomatik kaydedilmesi için tek başına yeterli bir karar değildir. Bilgilendirme, erişim ve saklama düzenini kurumunuzun süreçleriyle birlikte değerlendirin.
Geçiş gününü ölçülebilir kabul testleriyle tamamlayın
Testi yalnızca iki dahili arasında arama yaparak bitirmeyin. Dışarıdan ana numarayı arayın; menü seçimlerini, cevapsız çağrıyı, aktarımı ve dış aramadaki numara gösterimini kontrol edin. Mesai dışı akışı için zaman ayarını da sınayın. Farklı cihazlarda sesin iki yönde duyulduğunu ve uzun görüşmenin kopmadığını gözlemleyin.
Kabul tutanağında her senaryonun beklenen sonucu, gözlenen sonucu ve düzeltme sorumlusu bulunmalıdır. İnternet kesintisi için tanımlanan davranışı kontrollü bir testte doğrulayın. Geçiş sorununda eski akışa nasıl dönüleceğini ve hangi kişinin karar vereceğini önceden yazın. Böylece “telefonlar çalışıyor” ifadesi, ekiplerin üzerinde uzlaştığı bir kontrol listesine dönüşür.
Teklif öncesi netleştirilecek kararlar
| Konu | Sorulacak soru | Kontrol çıktısı |
|---|---|---|
| Numara | Taşıma mı, yönlendirme mi gerekiyor? | Sağlayıcı teyidi ve gerekli belgeler |
| Kapasite | Yoğun saatte kaç görüşme yürütülüyor? | Dahili ve eşzamanlı görüşme ihtiyacı |
| Çağrı akışı | Cevap alınamadığında ne olacak? | Mesaiye göre yönlendirme planı |
| Süreklilik | İnternet kesildiğinde hangi akış kullanılacak? | Kapsamı doğrulanmış alternatif ve test |
| Kabul | Çalıştığını hangi senaryolar gösterecek? | Beklenen sonuçları yazılmış test listesi |
Teklif öncesi kontrol listesi
- Mevcut numaralar, operatör ve abone bilgileri
- Dahili listesi, ekipler ve yoğun saatteki eşzamanlı görüşmeler
- Mesai içi, mesai dışı ve cevapsız çağrı akışları
- Telefon ve uygulama uyumluluğu, bağlantı ve kesinti planı
- Yönetim yetkileri; varsa kayıt, saklama ve erişim ihtiyacı
- Operatör işlemleri, geçiş tarihi, kabul testleri ve geri dönüş sorumlusu
Sık sorulan sorular
Mevcut telefon numaramı koruyabilir miyim?
Numara türü, operatör koşulları ve abone bilgileri değerlendirilmeden kesin yanıt verilemez. Taşıma veya yönlendirme seçenekleri ilgili sağlayıcıyla doğrulanmalıdır.
Dahili sayısı görüşme kapasitesini gösterir mi?
Hayır. Dahili sayısı kullanıcı veya uç sayısını; eşzamanlı görüşme ihtiyacı aynı anda yürütülen çağrıları ifade eder. İkisi teklif aşamasında ayrı değerlendirilir.
Geçiş planını hazırlamak için neler paylaşmalıyım?
Mevcut numara ve operatör bilgileri, dahili listesi, ekiplerin çalışma saatleri, çağrı akışı, kullanılan cihazlar ve varsa kayıt ya da entegrasyon ihtiyacı başlangıç için yeterlidir.
Teknik kaynaklar
Disket Teknoloji’nin sektör faaliyetleri 2014 yılında şahıs şirketi olarak başladı. Bugün hizmetlerimiz Disket Teknoloji Ltd. Şti. bünyesinde sürüyor. Şirket geçmişimiz.